Dicas Práticas para Otimizar a Gestão de Contratos na sua Empresa

É comum buscarmos eficiência e lucratividade no meio corporativo, como fazer mais com menos, e como fazer melhor? A busca disto, nos faz pensar em estratégias, e ponderar gastos em toda a cia. O que não é tão simples, muitas vezes, é entender o quanto efetivo uma contratação de um fornecedor foi, e o quanto essa contratação está impactando para essa eficiência e lucratividade. E é justamente nesse quesito que quero abordar hoje, em como uma Gestão de Contratos efetiva, pode garantir o sucesso e a rentabilidade nos negócios, desde sua negociação, até o encerramento do contrato.

Garantindo a Transparência e o Controle nas Medições Contratuais

O combinado foi entregue? O pagamento desse mês ao fornecedor foi justo com as entregas estipuladas? Como estamos medindo essa atuação? Esse desafio, de garantir um controle efetivo das medições, muitas vezes pode ser pela complexidade de um monitoramento mais adequado, acompanhamento esse, que se negligenciado pode resultar em perdas financeiras significativas. A tecnologia está aqui para resolver isso, com maestria, ajudando a controlar e medir essas “medições de um contrato”. Caso um termo do contrato não foi cumprido, por exemplo, conseguimos ajustar o pagamento daquela parcela, daquela medição. Isso não apenas protege os interesses financeiros da empresa, mas também fortalece a confiança e o relacionamento com os fornecedores, pois fica transparente que existe uma gestão competente cuidando.

Além disso, é crucial não negligenciar o término do contrato. A gestão adequada do encerramento, seja por meio de aditivos, distratos, ou a necessidade de ajustes de índices e valores, é fundamental para garantir que todas as partes envolvidas cumpram suas obrigações até o último dia do contrato. Isso não apenas evita possíveis litígios e disputas, mas também abre espaço para a renegociação de termos que possam ser vantajosos para ambas as partes, promovendo uma relação de parceria sustentável no longo prazo. Para isso, o ideal é que alertas sejam configurados para notificar os responsáveis quando um contrato está chegando ao fim e precisa de uma atenção.

Eficiência e Automação: A Evolução da Gestão de Contratos

Uma das inovações desenvolvidas pelo novo módulo de Gestão de Contratos é a eficiência na realização das medições. Agora, não apenas a empresa pode controlar as medições de forma mais precisa, como também permite que os próprios fornecedores abram medições, sujeitas à validação pela equipe responsável. Essa abordagem colaborativa não só agiliza o processo, mas também promove transparência e confiança mútua entre as partes, elevando o nível de eficiência operacional.

Além disso, a integração entre a negociação do contrato (ainda lá no setor de Compras) e o registro no sistema oferece uma visão holística e contínua do processo. Desde a primeira interação com o fornecedor até a formalização do contrato e além, todas as etapas são conectadas de maneira fluida e transparente. Isso não só reduz erros e retrabalho, mas também proporciona uma visão abrangente de todo o ciclo de vida do contrato, permitindo ajustes e otimizações em tempo real.

Possibilitar que um contrato se diferencie pelo tipo dele, é essencial para que não exista confusão. Contratos que são medidos por um percentual ou pela quantidade de horas executadas, ou até mesmo pela quantidade de itens entregues, são diferentes e precisam ser controlados de formas distintas.

Contratos com pagamentos por período (semanal/mensal/etc)

Aluguéis, licença de softwares e até mesmo um fornecedor pode ter modelos de pagamento por período. Para esses casos, é importante que seja controlado a quantidade de parcelas envolvidas, o valor de cada parcela e se esses valores podem sofrer alteração, ou não, se devem ter valores fixados em cada pagamento.

Outro ponto legal aqui, é entender se cada medição, ou seja, cada parcela, precisa de uma autorização de pagamento. Casos como pagamentos de aluguéis por exemplo, ou contas de luz/água, normalmente podem ser cadastrados sem uma autorização formal, para facilitar.

Contratos por hora

Contratos desse tipo nem sempre possuem um período estimado, ou de parcelas estimadas muito específicas. Contudo é importante que o limite para que seja aberto essas medições seja controlado por item. Esses contratos podem sofrer medições em períodos diferentes, e o mais interessante deles, é que o pagamento vai ser realizado de acordo com o que foi executado. Contratação de funcionários por homem/hora, alocação de desenvolvedores e até mesmo suporte ao cliente podem ter esse modelo.

Aqui um ponto que pode fazer a diferença, é conseguir controlar o valor da hora, de acordo com a quantidade usada. Por exemplo, a hora de um desenvolvedor pode ficar mais atrativa por medição, se a quantidade ultrapassar 100 horas, ou mais ainda, ultrapassando 200 horas.

Vigência, medição e alerta de vencimento ficam no módulo de contratos. Conheça o módulo de Contratos e Medições

Contratos por percentual de entrega

Para essa linha, nem todo contrato se adequa. Os mais comuns aqui nesse modelo são onde existem entregas pontuais, como em uma obra ou em um desenvolvimento de software por escopo fechado. Se em minha obra, 10% do piso foi feito, posso medir e pagar esses 10% e continuar controlando o restante do serviço. Esse nível de controle é importante para garantir a qualidade e o tempo de execução de um projeto.

Agora quando você relaciona todos os contratos desse tipo, por percentual, em cima de um projeto maior, você consegue ter uma visão geral do andamento de todo ele, em um só lugar.

Contratos com data limite para utilização

Imagine que temos um contrato para compra de resmas de papel sulfite por um valor muito atrativo, contudo, só posso ter direito esse valor até o final a black friday, após isso, o valor volta ao normal. Esse é um bom exemplo desse tipo de limite, onde você específica um item em questão, onde ele só poderá ser medido até a data especificada. Acontece muito também com contratos onde os valores dos materiais estão estipulados por período, ou para acordos de valores.

Essa linha de contrato ajuda para que o time não tenha que ficar cotando, novos valores, toda vez. O contrato está estipulado, com valores acordados, até uma data específica e pode ser comprado sem precisar de uma nova negociação.

Quantidade mínima e máxima em um contrato

Este item é similar ao modelo anterior, contudo é destinado as quantidades. Contratos onde o valor da resma do papel fica mais barato se comprado em maior quantidade, é um exemplo bom. Importante configurar corretamente esses limites, para que os valores acordados sejam respeitados e para que não seja necessário um novo processo de cotação.

Gestão de Contratos como um todo

Independentemente do tipo do contrato, é importante separar o contrato em linhas, linhas essas onde conseguimos estipular um item, um projeto e centros de custo, por exemplo. Informações essas que depois para gerar um relatório gerencial, ou até mesmo exibir em Dashboards de seu BI (Business Intelligence), serão fundamentais. Para entender melhor sobre o impacto dessas informações, clique aqui e leia nosso post sobre análise de impacto.

Reserve um tempo para declarar quais contratos terão alertas de vencimento, tanto para o fim do contrato, quanto também para as medições periódicas. Orientando o responsável em iniciar um pagamento sem o risco de esquecer.

Se ter um controle assim é algo que você deseja, saiba que aqui na blueEz lançamos recentemente a versão 2.0 do nosso módulo de Gestão de Contratos. Para conhecer mais, mande uma mensagem para nós preenchendo o formulário abaixo.

Se o controle de vigência e medição ainda está espalhado, Solicite uma demonstração