Passo a Passo para Contabilizar Adiantamento de Despesas

O adiantamento de despesas é uma ocorrência comum nas empresas, quando os funcionários realizam gastos relacionados ao trabalho, como a compra de materiais, almoços com clientes ou deslocamentos para visitas e eventos de networking.

Mas como exatamente ocorre a contabilização desses adiantamentos? Existem algumas dicas que podem ajudar a gerir esses adiantamentos ou reembolsos da melhor maneira possível.

Definir se a despesa será paga antecipadamente ou como reembolso

Antes de tudo, é necessário alinhar com o funcionário se o valor da despesa será adiantado ou se ele será reembolsado posteriormente. Dessa forma, todos ficam cientes e, no caso do reembolso, o funcionário pode se preparar para o gasto com segurança de restituição.

Não esquecer das notas fiscais e comprovantes

Para comprovar as despesas ou solicitar reembolsos, os funcionários precisam enviar as notas fiscais pertinentes. O módulo de Gestão de Despesas da blueEz facilita o envio das notas fiscais, inclusive por meio de dispositivos móveis. Isso permite que os colaboradores registrem as despesas assim que ocorrerem, evitando que se esqueçam de enviá-las posteriormente.

Ter um processo bem definido

É essencial estabelecer um processo claro, especialmente considerando a possibilidade de um alto volume de solicitações de adiantamento ou reembolso.

Utilizar uma plataforma especializada nesse tipo de gestão, como o módulo de Gestão de Despesas da blueEz, pode simplificar significativamente esse processo.

O módulo de Gestão de Despesas da blueEz aprimora o controle financeiro, fornecendo informações abrangentes de todos os setores da empresa, como entradas, saídas e lançamentos previstos nas contas. Além disso, permite uma gestão fácil de adiantamentos e prestação de contas por parte dos colaboradores.

No caso do adiantamento para viagem, o usuário pode solicitar rapidamente um adiantamento para despesas relacionadas ao trabalho, inclusive escolhendo a distribuição desse adiantamento entre diferentes setores.

Após a utilização do dinheiro, o colaborador registra suas despesas relacionadas ao trabalho e as vincula a uma prestação de contas. Durante esse processo, o usuário pode selecionar as despesas previamente cadastradas. Esse processo pode ser usado tanto para justificar o gasto de adiantamentos, quanto para justificar o pedido de reembolso.

Em caso de adiantamento, a empresa pode escolher se ao prestar contas de um valor menor do que o de adiantamento, o usuário deverá liquidar o saldo restante, anexando o comprovante de devolução, ou manter o saldo para futuras prestações de conta.

Todos esses processos podem ser integrados ao módulo de aprovação da blueEz ou a outras plataformas de ERP. Entre em contato e entenda todos os benefícios do Módulo de Gestão de Despesa!

Não esqueça que é preciso divulgar as políticas e diretrizes de adiantamento de despesas para que todos estejam cientes das práticas estabelecidas. É recomendado criar documentos claros e comunicações didáticas para reforçar essas diretrizes. Além disso, é essencial fornecer canais de comunicação para que os colaboradores possam tirar dúvidas e obter esclarecimentos adicionais, garantindo que todos estejam alinhados e compreendam corretamente a política em vigor.