Eficiência e Inovação na Gestão Centralizada de Aprovações

Já precisou acessar o sistema de sua empresa para fazer uma aprovação enquanto estava em viagem, ou até mesmo durante uma reunião? Até onde uma análise é prioritária a ponto de fazer pararmos de prestar a atenção em uma reunião importante para autorizar um pagamento, uma compra, etc...

É uma dor comum, até pelo meio cada vez mais digital que vivemos. Quanto maior é o nível de digitalização de uma empresa, mais ela se enquadra nesse cenário, parece que sempre encontramos pontos a serem customizados, automatizados, robotizados.

Trabalhamos com diversos tipos de controles de aprovações, tivemos experiência com setores e empresas diversas, onde para cada tipo de compra, desconto, negociação, o fluxo de aprovação é diferente. Inclusive quando envolve valores, temos uma divisão por alçada. Cada sistema que trabalhei se comportava diferente, e muitos destes, fazia-se necessário que o aprovador conectasse um sistema via conexão remota, VPN, e até mesmo máquinas virtuais.

Nesses 12 anos em que atuo com tecnologia, acabamos desenvolvendo diversos processos similares, e até mesmo complementares. E sempre com o intuito de diminuir o esforço do aprovador. Sim, normalmente é ele quem “paga a conta”, então o valor de sua hora deve ser utilizado para o mais estratégico possível.

O que o aprovador precisa?

Ele precisa de algo rápido e poucos cliques para tomar uma decisão, onde muita informação pode ser absorvida em poucos instantes:

Mobilidade

Para analisar de onde estiver, via celular ou tablet:

Confiança

Para saber se seu time conseguiu o melhor resultado, sem precisar de muita conversa:

Quando se tem tudo isso na mão de um aprovador, chamo isso de: decisão precisa e confiável em poucos cliques. Por mais simples que pareça, não é simples encontrar um sistema que faz tudo isso, ainda mais porque temos mais um desafio, atualmente é bem comum as empresas trabalharem com sistemas satélites, ou seja, diversos sistemas com focos especialistas. Esses sistemas orquestrados, estão cada vez mais comuns, e vejo isso como uma tendência no mercado, onde cada vez mais sistemas especialistas vão atender as expectativas de cada área de forma mais eficaz. Mas e o aprovador, o que faz com isso? Precisa ser um polvo, aprovando em cada sistema diferente?

Alçada, mobile e histórico deixam o fluxo rastreável. Veja como estruturar aprovações de compras

A resposta é o que você já está esperando, claro que não. A necessidade é que todas as aprovações fiquem centralizadas em um só lugar, e é exatamente isso que fazemos aqui na blueEz. Centralizamos aprovações de Solicitação de Compras, Cotações, Ordens, Medições, Confecção de Contratos, Prestação de Contas, Adiantamentos, contratação de funcionários, cadastros de itens, centros de custos e fornecedores, e por aí vai. A estratégia é construir sempre um centro de análises, facilitando a vida das pessoas com hora mais caras da cia.

Por aqui, centralizamos esses processos dos maiores ERPs do mercado, e essa lista tem crescido a cada mês que passa.

Um local central, onde você pode descansar e focar no que importa enquanto todos os processos estão andando. É essa a base que acreditamos se ter uma melhor eficácia na companhia.

E a TI, onde fica nisso tudo?

Certo, discorri aqui sobre as dores dos aprovadores, diretores. Contudo, comentei pouco sobre a operação, como trabalhar para que tudo isso funcione adequadamente? Como key users dos processos, normalmente temos a área de TI muito próxima, não exclusivamente, mas em sua grande maioria são eles.

Para isso, o ideal é trabalhar sempre com algumas tecnologias que possam facilitar a rotina, como integrações RESTfull, por exemplo, e cadastros de manutenção mais simples possível. Como mencionei antes, diversas formas de processos nesse tema já foram construídas por nós, onde chegamos a um ponto muito interessante, a quantidade de troca de aprovadores em um período pequeno é mais frequente do que inicialmente imaginávamos, tanto troca de aprovadores por férias, por não fazerem mais parte do time, ou até mesmo por terem trocado de função, hierarquia, etc...

A resposta aqui que damos como solução, está em cadastros, tanto para substitutos (para quando alguém não está disponível, viagem, férias, etc...) quanto para a regra de negócio em si.

Ter um cadastro simples não é o suficiente, ele precisa ser também completo e que possibilite algo mais “customizado”. Dessa forma é possível atender diversas regras de negócios diferentes, por mais complexas que sejam. Pontos importantes a serem considerados:

• Aprovações por alçada, onde podemos determinar um range de valores específicos para serem analisados;
• Sequências e Níveis, possibilitando aprovações em uma determinada ordem, tanto uma ordem de pessoas, como se setores ou tipos;
• Tipo de aprovação, um dos itens mais usados, pois uma aprovação de compra é diferente de uma aprovação de contrato, possibilitamos assim regras específicas por cada um dos tipos;
• Campos de aprovações diferentes, onde posso escolher se quero aprovar por Centro de Custo, Código de Projeto, Contrato, Unidade de Negócio ou até mesmo uma categoria/família de item. Posso também aprovar por mais de um campo na mesma solicitação de aprovação;
• Além dessas, atualmente consideramos valido também aprovações alternativas, para você não aprovar algo que você mesmo solicitou, e serviços de conclusão da aprovação por prazo.

Se o fluxo de aprovação ainda depende de e-mail, Solicite uma demonstração